1.Type dan Bentuk Organisasi
1.1
Type Organisasi
1. Piramida Mendatar(flat)
menpunyai
ciri-ciri diantaranya :
a.
Jumlah satuan organisasi tidak banyak sehingga tingkat-tingkat hararki
kewenangan sedikit.
b.
jumlah pekerja(bawahan) yang harus dikendalikan cukup banyak
c.
Format jabatan untuk tingkat pimpinan sedikit karena jumlah pimpinan relatif
kecil,di negara kita bisa kita lihat misal nya organisasi kemiliteran.
2. Piramida Terbalik.
Organisasi
piramida terbalik adalah kebalikan dari tipe piramida terbalik adalah jumlah
jabatan pimpinan lebih besar daripada jumlah pekerja. Organisasi ini hanya
cocok untuk organisasi-organisasi yang pengangkatan pegawainya berdasarkan atas
jabatan fungsional seperti organisasi-organisasi/ lembaga-lembaga penelitian,
lembaga-lembaga pendidikan.
3. Type Kerucut
type
organisasi kerucut mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :
a.Jumlah
satuan organisasi banyak sehingga tingkat-tingkat hirarki/kewenangan banyak.
b.Rentang
kendali sempit.
c.Pelimpahan
wewenang dan tanggung jawab kepada penjabat/pimpinan yang bawah/rendah
d.Jarak
antara pimpinan tingkat atas dengan pimpinan tingkat bawah terlalu jauh.
e.Jumlah
informasi jabatan cukup besar.
1.2 Bentuk Organisasi
Dalam
perkembangan untuk saat ini pada pokoknya ada 6 bentuk organisasi yang perlu
diperhatikan. Bentuk organisasi tersebut adalah:
1.
ORGANISASI LINI (LINE ORGANIZATION)
• Diciptakan oleh Henry Fayol,
Organisasi lini adalah suatu bentuk organisasi yang menghubungkan langsung
secara vertical antara atasan dengan bawahan, sejak dari pimpinan tertinggi
sampai dengan jabatan-jabatan yang terendah, antara eselon satu dengan eselon
yang lain masing-masing dihubungkan dengan garis wewenang atau komando.
Organisasi ini sering disebut dengan organisasi militer. Organisasi Lini hanya
tepat dipakai dalam organisasi kecil. Contohnya; Perbengkelan, Kedai Nasi,
Warteg, Rukun tetangga
Memiliki
ciri-ciri:
• Hubungan antara atasan dan bawahan
masih bersifat langsung dengan satu garis wewenang
• Jumlah karyawan sedikit
• Pemilik modal merupakan pemimpin
tertinggi
• Belum terdapat spesialisasi
• Masing-masing kepala unit mempunyai
wewenang & tanggung jawab penuh atas segala bidang pekerjaan
• Struktur organisasi sederhana dan
stabil
• Organisasi tipe garis biasanya
organisasi kecil
• Disiplin mudah dipelihara (dipertahankan)
Keuntungan-keuntungan
penggunaan organisasi tipe garis adalah :
• Ada kesatuan komando yang terjamin
dengan baik
• Disiplin pegawai tinggi dan mudah
dipelihara (dipertahankan)
• Koordinasi lebih mudah dilaksanakan
• Proses pengambilan keputusan dan instruksi-instruksi
dapat berjalan cepat
• Garis kepemimpinan tegas, tidak
simpang siur, karena pimpinan langsung berhubungan dengan bawahannya sehingga
semua perintah dapat dimengerti dan dilaksanakan
• Rasa solidaritas pegawai biasanya
tinggi
• Pengendalian mudah dilaksanakan
dengan cepat
• Tersedianya kesempatan baik untuk
latihan bagi pengembangan bakat-bakat pimpinan.
• Adanya penghematan biaya
• Pengawasan berjalan efektif
Kelemahan-kelemahan
organisasi garis :
• Tujuan dan keinginan pribadi pimpinan
seringkali sulit dibedakan dengan tujuan organisasi
• Pembebanan yang berat dari pejabat
pimpinan , karena dipegang sendiri
• Adanya kecenderungan pimpinan
bertindak secara otoriter/diktaktor, cenderung bersikap kaku (tidak fleksibel).
• Kesempatan pegawai untuk berkembang
agak terbatas karena sukar untuk mengabil inisiatif sendiri
• Organisasi terlalu tergantung kepada
satu orang, yaitu pimpinan
• Kurang tersedianya saf ahli
Contoh
bagan Organisasi Lini :
2.
ORGANISASI LINI DAN STAF (LINE AND STAFF ORG)
• Merupakan kombinasi dari organisasi
lini, asaz komando dipertahankan tetapi dalam kelancaran tugas pemimpin dibantu
oleh para staff, dimana staff berperan memberi masukan, bantuan pikiranm
saran-saran, data informasi yang dibutuhkan:
Memiliki
ciri-ciri:
• Hubungan atasan dan bawahan tidak
bersifat langsung
• Pucuk pimpinan hanya satu orang
dibantu staff
• Terdapat 2 kelompok wewenang yaitu
lini dan staff
• Jumlah karyawan banyak
• Organisasi besar, bersifat komplek
• Adanya spesialisasi
Keuntungan
penggunaan bentuk organisasi garis dan staf:
1. Asas kesatuan komando tetap ada.
Pimpinan tetap dalam satu tangan.
2. Adanya tugas yang jelas antara pimpian
staf dan pelaksana
3. Tipe organisasi garis dan staf
fleksibel (luwes) karena dapat ditempatkan pada organisasi besar maupun kecil.
4. Pengembalian keputusan relatif mudah,
karena mendapat bantuan/sumbangn pemikiran dari staf.
5. Koordinasi mudah dilakukan, karena ada
pembagian tugas yang jelas.
6. Disiplin dan moral pegawai biasanya
tinggi, karena tugas sesuai dengan spesialisasinya
7. Bakat pegawai dapat berkembang sesuai
dengan spesialisasinya.
8. Diperoleh manfaat yang besar bagi para
ahli
Kelemahan-kelemahan
dari bentuk Organisasi garis dan staf:
1. Kelompok pelaksana terkadang bingung untuk
membedakan perintah dan bantuan nasihat
2. Solidaritas pegawai kurang, karena
adanya pegawai yang tidak saling mengenal
3. Sering terjadi persaingan tidak sehat,
karena masing-masing menganggap tugas yang dilaksanakannyalah yang penting
4. Pimpinan lini mengabaikan advis staf
5. Apabila tugas dan tanggung jawab dalam
berbagai kerja antara pelajat garis dan staf tidak tegas, maka akan menimbulkan
kekacauan dalam menjalankan wewenang
6. Penggunaan staf ahli bisa menambah
pembebanan biaya yang besar
7. Kemungkinan pimpinan staf melampaui
kewenangan stafnya sehingga menimbulkan ketidaksenangan pegawai lini
8. Kemungkinan akan terdapat perbedaan
interpretasi antara orang lini dan staf dalam kebijakan dan tugas-tugas yang
diberikan sehingga menimbulkan permasalahan menjadi kompleks.
Contoh
bagan organisasi garis dan staf :
3.
ORGANISASI FUNGSIONAL (FUNCTIONAL ORG)
• Diciptakan oleh Frederick W. Taylor,
Organisasi ini disusun berdasarkan sifat dan macam pekerjaan yang harus
dilakukan, masalah pembagian kerja merupakan masalah yang menjadi perhatian
yang sungguh-sungguh.
Memiliki
ciri-ciri:
• Pembidangan tugas secara tegas dan
jelas dapat dibedakan
• Bawahan akan menerima perintah dari
beberapa atasan
• Pekerjaan lebih banyak bersifat
teknis
• Target-target jelas dan pasti
• Pengawasan ketat
• Penempatan jabatan berdasarkan
spesialisasi
Keuntungan-keuntungan
menggunakan organisasdi fungsional :
1. Spesialisasi dapat dilakukan secara
optimal
2. Para pegawai bekerja sesuai
ketrampilannya masing-masing
3. Produktivitas dan efisiensi dapat
ditingkatkan
4. Koordinasi menyeluruh bisa dilaksanakan
pada eselon atas, sehingga berjalan lancar dan tertib
5. Solidaritas, loyalitas, dan disiplin
karyawan yang menjalankan fungsi yang sama biasanya cukup tinggi.
6. Pembidangan tugas menjadi jelas
Kelemahan-kelemahan
organisasi fungsional:
1. Pekerjaan seringkali sangat membosankan
2. Sulit mengadakan perpindahan
karyawan/pegawai dari satu bagian ke bagian lain karena pegawai hanya
memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja
3. Sering ada pegawai yang mementingkan
bidangnya sendiri, sehingga koordinasi menyeluruh sulit dan sukar dilakukan
Contoh
Bagan Organisasi Bentuk Fungsional
4.
ORGANISASI LINI & FUNGSIONAL (LINE & FUNCTIONAL ORG)
• Suatu bentuk organisasi dimana
wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada perkepala unit dibawahnya
dalam bidang pekerjaan tertentu dan selanjutnya pimpinan tertinggi tadi masih
melimpahkan wewenang kepada pejabat fungsional yang melaksanakan bidang
pekerjaan operasional dan hasil tugasnya diserahkan kepada kepala unit
terdahulu tanpa memandang eselon atau tingkatan.
Memiliki
ciri-ciri:
• Tidak tampak adanya perbedaan
tugas-tugas pokok dan tugas-tugas yang bersifat bantuan.
• Terdapat spesialisasi yang maksimal
• Tidak ditonjolkan perbedaan tingkatan
dalam pemabagian kerja
Kebaikan
organisasi Lini dan fungsional :
1. Solodaritas tinggi
2. Disiplin tinggi
3. Produktifitas tinggi karena
spesialisasi dilaksanakan maksimal
4. Pekerjaan – pekerjaan yang tidak rutin
atau teknis tidak dikerjakan
Sedangkan
keburukannya adalah :
1. Kurang fleksibel dan tour of duty
2. Pejabat fungsional akan mengalami
kebingungan karena dikoordinasikan oleh lebih dari satu orang
3. Spesiaisasi memberikan kejenuhan
Contoh
bagan organisasi Lini dan Fungsional
5.
ORGANISASI LINI, FUNGSIONAL DAN STAF (LINE, FUNCTIONAL AND STAFF ORG)
• Organisasi ini merupakan perkembangan
lebih lanjut dari organisasi berbentuk lini dan fungsional.
Memiliki
ciri-ciri:
1. Organisasi besar dan kadang sangat
ruwet
2. Jumlah karyawan banyak.
3. Mempunyai 3 unsur karyawan pokok:
Karyawan
dengan tugas pokok (line personal)
Karyawan dengan tugas
bantuan (staff personal)
Karyawan dengan tugas operasional fungsional
(functional group)
6.
ORGANISASI KOMITE (COMMITE ORG)
• Suatu organisasi dimana tugas
kepemimpinan dan tugas tertentu lainnya dilaksakan secara kolektif.
Organisasi
komite terdiri dari :
1. Executive Committee ( Pimpinan Komite),
yaitu para anggotanya mempunyai wewenang lini
2. Staff Committee, yaitu orang – orang
yang hanya mempunyai wewenang staf
Memiliki
ciri-ciri :
• Adanya dewan dimana anggota bertindak
secara kolektif
• Adanya hak, wewenang dan tanggung
jawab sama dari masing-masing anggota dewan.
• Asas musyawarah sangat ditonjolkan
• Organisasinya besar & Struktur
tidak sederhana
• Biasannya bergerak dibidang
perbankan, asuransi, niaga.
Kebaikan
Organisasi komite :
1. Pelaksanaan decision making berlangsung
baik karena terjadi musyawarah dengan pemegang saham maupun dewan
2. Kepemimpinan yang bersifat otokratis
yang sangat kecil
3. Dengan adanya tour of duty maka
pengembangan karier terjamin
Sedangkan
keburukannya :
1. Proses decision making sangat lambat
2. Biaya operasional rutin sangat tinggi
3. Kalau ada masalah sering kali terjadi
penghindaran siapa yang bertanggung jawab
2.Struktur / Skema Organisasi
2.1
Desain Struktur Organisasi Formal
Struktur
Organisasi formal disusun untuk membantu pencapaian tujuan organisasi dengan
lebih efektif . Organisasi formal harus memiliki tujuan atau sasaran supaya
tahu bagaimana menjalankan organisasi untuk mencapainya. Tanpa tujuan
organisasi tidak mungkin membuat perencanaan, dan bila organisasi tidak memilki
perencanaan maka taka n ada ketentuan tentang jalannya organisasi . Selain itu
tujuan diperlukan untuk menilai keberhasilan suatu organisasi . Tujuan
organisasi ini akan menentukan struktur organisasinya , yaitu dengan menentukan
seluruh tugas pekerjaan , hubungan antar tugaas , batas wewenang, dan tanggung
jawab untuk menjalankan masing masing tugas tersebut. Atas dasar kegiatan
kegiatan itu selanjutnya akan dapat disusun pola tetap hubungan hubungan
diantara bidang bidang keputusan maupun para pelaksana yang mempunyi kedudukan,
wewenang dan tanggung jawab trtentu dan ini semua akan menghasilkan kerangka struktur
organisasi. Jadi, Stukrur organisasi merupakan suatu kerangka yang menunjukan seluruh kegiatan kegiatan untuk
pencapaian tujuan organisasi , hubungan antarfungsi-fungsi , serta wewenang dan
tanggung jawabnya. Struktur mencerminkan mekanisme mekanisme formal dengan
mana organisasi dikelola
Struktur organisasi formal mempunyai
dua muka:pertama model stuktur , dimana kita dapat mempergunakan prinsip
prinsip teorri organisasi dan kedua , dimensi dimensi dasar struktur yng akan
menentukan kegiatan kegiatan dan hubungan hubungan yang harus dilakukan dan
tingkat spesialisasi yang dapat diberikan.Variabel variable kunci yang menentukan desain
structural organissi yaitu:
1.strategi
Perusahaan
Dalam
pemilihan suatu strategi dan struktur untuk mengimplementasikannya para manajer
harus mempertimbangkan pengaruh llingkungan eksernal terhadap organisasi . Hubunga antara strategi , struktur dan
lingkungan dapat dipandang dari dua perspektif utama , dalam pandangan pertama,
organisasi adalah reaktif terhadap lingkungannya, proses perumusan strategi
harus memperhatikan lingkungan dimana organisasi beroperasi pada saat sekarang
dan akan beroperasi di waktuyang akan datang. Dalam pandangan kedua, organisasi
adalah proaktif karena proses perumusan strategi mencakup pemilihan lingkungan
diman a organisasi akan beroperasi dalam jangka waktu yang lebih panjang.
Strategi akan mempengaruhi struktur organisasi sbb:
1.Strategi
menentukan kegiatan kegiatan organisasional , yang merupakan basis pokok bagi
desain organisasi . Sebagai contoh , kegiatan kegiatan denga kreativitas dan
kebutuhan teknis sangat tinggi mungkin memerlukan desain organisaasi tipe
matriks
2.Strategi
mempengaruhi pemilihan teknologi dan orang orang yang tepat untuk pelaksanaan
kegiatan kegiatan tersebut dan selanjutnya mempengaruhi struktur yang sesuai.
3.Strategi
menentukan lingkungan spesifik dimana organisasi akan beroperasi hal ini
mempengaruhi struktur
2.Lingkungan
yang melingkupinya
1.Lingkungan
Stabil yaitu lingkungan dengan sedikit atau tanpa pengubahan yang tidak diperkirakan atau tiba tiba
2.Lingkungan
berubah yaitu lingkungan dimana inovasi mungkin terjadi dalam setiap atausemua
bidang hokum , teknologi , pasar, produk
2.Lingkungan
bergejolak, contoh perusahaan computer sekarang ini harus berhadapan dengan
pengubahan tingkat teknologi dan pasar yang sangat cepat dan terus menerus.
3.Teknologi yang digunakan
menurut
Woodward hubungan teknolgi dan struktur organisasi adalah
1.Semakin kompleks teknologi semakin
besar jumlah maanjer dan tingkat manajemen
2.Rentang manajemen para manajer
lini pertama meningkat dari produksi unit ke masa dan kemudian turun dari
produksi masa ke proses
3.Semakin tinggi kompleksitas
teknologi perusahaan , semakin besar jumlah staf administrasi dan klerial
4) orang orang yang terlibat dalam organisasi
.
Faktor
seperti tingkat pendidikan , latar belakang , derajat minat pada pekerjaan para
karyawan dan ketersedian berbagi alternative diluar organisasi merupakan
penentu penentu penting struktur organisai
Model
Struktur Organisasi
Struktur
organisasi merupakan perwujudan yang menunjukan hubungan diantara fungsi fungsi
dalam suatu organisasi serta wewenang dan tang.gung jawab setiap anggota
organisasi yang menjalankan masing masing tugasnya.
Model
Tradisional
Struktur
tradisional dirancang terutama untuk lingkungan uyang stabil dan pengubahan
pengubahan yang terjadi didalamnya dapat diperkirakan.Organisasi tradisonal
ini efesien atau tidak tergantung paling
tidak pada dua faktor 1. jumlah energy organisasional total yang diperlukan
untuk menjaga struktur dalam menghadappi tekanan tekanan internal dan eksternal
2.Derajat penggunaan kemampuan berbagai sumber daya oleh struktur yang mencakup
kemampuan semua anggotanya . Struktur tradisional akan efesien dalam kondisi
lingkungan yang stabil.
Model
Hubungan Manusiawi
Konsep
hubungan manusiawi tidak berurusan langsung dengan struktur organisasi . Struktur diterima sebagai sesuatu pemberian
yang sudah tertentu dimana didalamnya Nampak sikap dan perilaku antar pribadi.
Teori ini lebih dimaksudkan sebagai usaha penyediaan sejumlah teknik dan
kemanisme bagi para manajer yang akan membantu mereka dan para bawahannya untuk
menyesuaikan diri dengan batasan batasan stuktur yang ada dibandingkan
menyediakana prinsip prinsip untuk mengarahkan perancangan struktur itu
sendiri.
Model
Hubungan Manusiawi
Pada
hakikatnya manusia mempunyai kemampuan untuk mempelajari pengarahan dan pengendalian
diri lebih kreatif daripada pekerjaan mereka sekarang , dan tugas manajer adlah
menciptakan suatu lingkungan dimana mereka dapat meningkatkan sumbangan
kapasitasnya pada organisai
2.2
Desain Struktural Modern
Model
Struktural Modern
Organisasi
Proyek
Digunakan
dalam industri insustri dengan teknologi tinggi yang memerlukan perhatian besar
terhadap perencanaan, penelitian dan pengembangan dan kordinasi. Karakteristik
terpenting organisasi Proyek dan perbedaan paling radikal dengan struktur
organisasi klasik adalah adanya hubungan horizontal dan diagonal
Organisasi
Matriks
Organisasi
Matriks adalah organisasi proyek plus organisasi fungsional dan bukan hanya
variasi dari organisasi proyek. Organisaisi matriks sangat terkenal dalam
industri ruang angkasa dan orgaisasi yang memerlukan kordinasi karena banyak
nya hubungan hubungan yang terjadi atau yang memerlukan prestasi teknis tinggi
, seperti perusahaan kontraktor, lembaga lembaga konsultasi serta penelitian
dan pengembangan
Organisasi
Bentuk Bebas
Model
bentuk bebas didasarkan pada pemikiran bahwa maksud dirancangnya suatu
organisasi adalaah untuk memudahkan manajemen pengubahan. Tipe organisasi
bentuk bebas dipandang sebagai perluasan dan pola dessentralisasi . disamping
itu ada dua karakteristik umum tipe organisasi ini , pertama organisasi bentuk
bebas menggunakan secara ektensif sistem informasi yang dikomputerisasikan,
terutama untuk mengevaluasi satuan kerja organisasional. Kedua organisasi bebas
biasanya beranggotakan dan dikelola oleh paara manajer muda dan dinamis yang
berani mengambil resiko yang telah diperhitungkan
Menurut
Keith Davis ada 6 bagan bentuk struktur organisasi yaitu :
1.
Bentuk Vertikal
Dalam
bentuk ini, sistem organisasi pimpinan sampai organisasi atau pejabat yang
lebih rendah digariskan dari atas ke bawah secara vertikal.
2. Bentuk Mendatar / Horizontal
Dalam
bentuk ini, saluran wewenangnya dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan
organisasi atau pejabat yang terendah disusun atau digariskan dari kiri kea rah
kanan atau sebaliknya.
3.
Bentuk Lingkaran
Dalam
bentuk lingkaran, saluran wewenangnya dari pucuk pimpinana sampai dengan satuan
organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari pusat lingkaran ke aarah
bidang lingkaran.
4.
Bentuk Setengah Lingkaran
Dalam
bentuk ini, saluran wewenang dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan
organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari pusat lingkaran kea rah
bidang bawah lingkaran atau sebaliknya
5.
Bentuk Elliptical
Dalam
bentuk ini, saluran wewenangnya dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan
organisasi atau pejabat yang terendah digambarkan dengan pusat Elips kearah
bidang elips
6.
Bentuk Piramid terbalik
Dalam
bentuk ini, saluran wewenang dari pucuk pimpinan sampai dengan organisasi atau
pejabat terendah digambarkan dalam susunan berbentuk piramid terbalik.
macam-macam
skema organisasi:
a. berdasarkan teknik atau cara
membuatnya:
1.
skema organisasi tegak lurus dari atas kebawah
2.
skema organisasi mendatar dari kiri kekanan
3.
skema organisasi gabungan tegak lurus dan mendatar
4.
skema organisasi lingkaran
5.
skema organisasi gambar
b. berdasarkan isi atau fungsi
didalamnya :
1.
skema organisasi fungsional:
dalam
skema organisasi fungsional, menjelaskan tentang letak dari fungsi-fungsi tugas
dalam hubungannya dengan fungsi-fungsi yang lain.
2.
skema organisasi jabatan
dalam
skema organisasi jabatan, menjelaskan tentang garis wewenang yang harus dianut
sesuai dengan jabatan masing-masing.
3.
skema organisasi nama
dalam
skema organisasi nama, menjelaskan tentang garis wewenang yang harus dianut
sesuai dengan nama-nama para pejabat yang bersangkutan.
4.
skema organisasi nama dan jabatan
dalam
skema organisasi nama dan jabatan, menggabungkan antara masing-masing jabatan
dengan masing-masing nama para pejabat dalam suatu organisasi.
5.
skema organisasi struktur
dalam
skema organisasi truktur, menjelaskan tingkatan jenjang antara unit-unit dalam
organisasi tersebut.
Contoh
Kasus
Kasus
Struktur Usang
Joko
malis mempunyai posisi sebagai staf perencanaan perusahaan suatu perusahaan
besar dalam industri berteknologi tinggi . Walaupun sebagian besar waktunya
dihabiskan dalam proses perencanaan jangka panjang dan strategic bagi
perusahaaan , dia juga ditugaskan dalam satuan tugas khusus untuk
mengorganisasikan kembali ?(reorganisasi) perusahaan . Presiden Direktur dan
para wakilDirektur merasa khawatir dengan posisi persaingan perusaahaan dalam
industri , karena struktur organisasi yang ketinggalan zaman(usang). Sebagai
seorang ahli perencanaan joko dipercaya melaksanakan tugas khusu dimana mereka
, pertama menentukan secara tepat tipe struktur yang mereka jumpai sekarang ,
kemudian menentukan tipe situasi yang dihadapi perusahaan sekarang dan diwaktu
mendatang , dan akhirnya merancang struktur organisasi dengan basis situasi
tersebut . Dalam tahap pertama mereka menyimpulkan bahwa struktur organisasi
sekarang disusun menurut konsep birokratik klasik. Dalam tahap kedua mereka
merasa bahwa mereka harus bersaing dalam suatu industri yang sangat dinamik dan
sedang tumbuh dengan pesat , di mana hal ini sangat memerlukan fleksibilitas
dan tanggapan terhadap pengubahaan.
Pertanyaan
kasus:
1.Tipe
desain organisasi macam apa menurut saudara yang seharusnya direkomendasikan
oleh satuan tugas khusus dalam tahap terakhir pelaksanaan tugasnya?
Diketahui
bahwa struktur organisasi saat ini
disusun menurut konsep birokratik klasik dengan demikian perlu adanya model struktural baru yang
dirancang dan implementasikan untuk menghadapi tantangan tantangan dalam perusahaan tersebut , Karena perusahaan tempat joko malis bekerja
adalah perusahaan besar dalam industri berteknologi tinggi maka dari itu saya
merekomendasikan tipe desain organisasi proyek yang memang telah banyak
digunakan oleh perusahaan besar berteknologi tinggi sehingga nantinya tim proyek yang telah dibentuk memiliki wewenang
penuh atas sumber daya yang ada untuk mencapai sasaran proyek, sangat
dimungkinkan ditanggapinya perubahan serta dapat diambil sebuah keputusan
dengan tepat dan cepat karena keputusan tersebut dibuat oleh tim dan tidak
menunda hierarki, status tim yang mandiri akan menumbuhkanidentitas dan
komitmen anggotanya untuk menyelesaikan proyek dengan baik, jalur komunikasi
dan arus kegiatan menjadi lebih singkat, mempermudah koordinasi maupun
integrasi personil serta orientasi tim akan lebih kuat kepada kepentingan
penyelesaian proyek.
2.Jelaskan
dilain pihak penerapan teori teori organisasi dan manajemen keperilakuan
(behavioral), sistem dan contingency dalam kasus ini?
Adanya
Pembagian kerja yang jelas .Pembagian kerja atau spesialisasi hendaknya sesuai
dengan kemampuan teknisnya . Dalam kasus ini Joko malis seorang ahli perencanaan
yang menjabat sebagai staf perencanan di perusahaan
tersebut bertugas dalam proses
perancangan jangka panjang dan strategic perusahaan dan juga ditugaskan oleh
atasannya untuk mengorganisasikan kembali perusahaan itu.
3.Apakah
saudara sependapat dengan saran joko tentang tahap tahap pelaksanaan tugas
satuan kerja?masalah masalh apa yang mungkin ditimbulkan bila rekomendasi yang
saudara buat untuk pertanyaan no 1 diimplementasikan?
Ya
, karna untuk mengorganisasikan kembali perusahaan diperlukan tahap demi tahap
yaitu kita harus mengetahui tipe stuktur perusaahan saat ini , lalu menetukan
tipe situasi yag dihadapi perusahaan , merancang sruktur organisasi yang baru dengan
basis situasi tersebut kemudian , mengimplemetasikaan tipe desain organisasi itu.
sekelompok
orang akan merasa terancam kedudukanan nya dengan adanya perubahan tentu saja
akan berusaha untuk mempertahankan status yang dinikmatinya dan berusaha menolak
perubahan . Disamping itu salah
pengertian sebagai akibat salah informasi dapat menyebabkan orang tak mau
menerima perubahan . komunikasi yang tak sampai kepadanya akan membuat orang
enggan menerima perubahan , mungkin karena tidak di ikutsertakan dalam
penyusunan dan diskusi sehingga tidak menghayati tujuan , proses dan akibat
potensial dengan adanya perubahan . lebih lanjut aturan atau norma yang sudah
menjadi pegangan orang atau kelompok dapat menghambat proses perubahan , orang
takut bahwa dengan adanya perubahan perlu dibuat aturan dan norma baru , penyesuaian dengan aturan tersebut sering sukar
dan memakan waktu , dengan adanya perubahaan kemungkinan kemandirian suatu
kelompok berkurang sehingga orang lebih menyukai untuk mempertahankan status quo(mempertahankan
keadaan yang sekarang yang tetap seperti keadaan sebelumnya) dan keseimbangan
kekuatan yang ada sekarang ini .Dengan adanya perubahan struktur akan
mempengaruhi setiap orang secara tidak sama, semakin banyak perbedaan yang
melekat pada diri setiap orang semakin sulit perubahan dilakukan dan hal ini
dapat menimbulkan keresahan yang tak terkendalikan .
KASUS
2
PENERAPAN
SISTEM STRUKTUR ORGANISASI PADA
PERUSAHAAN DEVELOPER (PT. GRAHA BUANA CIKARANG, JAKARTA)
Permasalahan
Sistem
struktur organisasi banyak sekali macamnya, mulai dari yang bersifat tradisional sampai profesional. Penerapannya sendiri
dapat berbeda-beda dan banyak faktor yang
menentukan, antara lain: besar kecilnya perusahaan, luas sempitnya
jaringan usaha, jumlah karyawan, tujuan perusahaan dan sebagainya. Beragamnya sistem
struktur organisasi tersebut dimungkinkan bahwa suatu perusahaan A cocok
menggunakan sistem struktur organisasi B, tetapi perusahaan C atau yang lain
belum tentu cocok menggunakan sistem struktur organisasi B. Suatu perusahaan dalam rangka mencapai
tujuannya selalu menggunakan struktur
organisasi sebagai wadah segala kegiatannya, tetapi untuk penerapan sistem struktur organisasinya
tergantung dari kondisi perusahaan yang bersangkutan. Hal ini merupakan suatu
masalah bagi setiap perusahaan dalam menerapkan struktur organisasi mana yang cocok
sehingga untuk itu setiap perusahaan membutuhkan waktu dan pengamatan (analisis) yang khusus dalam
memilih sistem struktur organisasi yang tepat dan sesuai.
Struktur
organisasi yang digunakan oleh PT. Graha Buana Cikarang (PT. GBC) di dalam
master project (proyek induk) pada dasarnya terdiri dari tiga unsur utama pemilik,
konsultan perencana, dan kontraktor.
Dalam hal ini yang mewakili pihak
pemilik adalah General Manager dan General Manager membawahi beberapa divisi
manajemen yaitu Human Resources
Department, Marketing Management, Management Information System, Production
Management, dan Construction Management. Divisi-divisi manajemen ini pada
operasionalnya sangat membantu kerja pemilik (General Manager) dalam menjalankan
tugas-tugas dan fungsi-fungsinya. Masing-masing divisi manajemen memiliki tugas dan fungsi sendiri.
Untuk menunjang tugas dan fungsinya maka pada masing-masing divisi tersebut berkembang lagi beberapa
departemen tertentu sesuai dengan
kondisi dan kebutuhan. Konsultan perencana di bawah pengawasan dan Production
Management, sedangkan kontraktor-kontraktor di bawah pengawasan dari
Construction Management. Struktur organisasi perusahaan PT. Graha Buana
Cikarang dapat dilihat pada Gambar 5.1. Dari struktur organisasi tersebut
dapat dijelaskan sistem dan ruang lingkup
kerja masing-masing divisi (unsur).
1.
Board of Director
Board
of Director merupakan jajaran direksi yang berada di kantor pusat (head
office). Jajaran direksi adalah orang-orang
yang memegang saham pada perusahaan PT.
Graha Buana Cikarang dan mereka juga memegang kekuasaaan penuh terhadap arah
kebijakan yang diambil. Salah satu arah kebijakan dari jajaran direksi adalah
membuat planning bersama Direktur
Eksekutif mengenai ruang lingkup master project (proyek induk) yang akan dilaksanakan.
Pada operasionalnya jajaran direksi mengangkat seorang Direktur Eksekutif untuk
memimpin perusahaan.
2.
Direktur Eksekutif
Direktur
Eksekutif merupakan pimpinan tertinggi
dalam menjalankan perusahaan dan Direktur Eksekutif bertanggung jawab terhadap
seluruh pelaksanaan kegiatan-kegiatan perusahaan. Salah satu tugasnya yaitu
mengontrol pelaksanaan master project (proyek induk). Direktur Eksekutif juga
berada di kantor pusat dan setiap dua minggu sekali meninjau ke site office untuk memeriksa kemajuan progress
proyek induk.
3.
General Manager
General
Manager diangkat oleh Direktur Eksekutif untuk memimpin langsung proyek induk
dan tetap stand by di site office.
General Manager juga berfungsi sebagai wakil dari pihak pemilik untuk memimpin dan mengawasi
pelaksanaan proyek induk. Dalam menjalankan tugas-tugasnya General Manager
membentuk beberapa divisi manajemen
yaitu Human Resources Department, Marketing Management, Management Information
System, Production Management,
dan
Construction
Management. Masing-masing divisi manajemen dikepalai oleh seorang manager.
4.
Human Resources Department
Divisi
ini mengatur seluruh urusan administrasi dan kepegawaian, antara lain: surat
menyurat ke instansi perusahaan lain,
transfer gaji karyawan, urusan surat perjanjian
kerja, penyediaan peralatan kantor dan sebagainya.
5.
Management Information System
Divisi
ini berfungsi mencari dan mengumpulkan segala informasi yang dibutuhkan oleh
perusahaan, baik sebagai bahan penelitian maupun sebagai pengembangan
bisnis perusahaan di masa yang akan
datang. Informasi-informasi yang terdapat pada divisi Management Infonnation System
ini terdistribusi atas informasi yang
dibutuhkan oleh divisi-divisi lain yaitu Human Resources Department, Marketing Management, Production Management, dan
Construction Management, tetapi dalam operasionalnya divisi Management Information System harus melaporkan hasil kerjanya tersebut
kepada General Manager dan kemudian General Manager akan mengontrol
perkembangannya pada divisi-divisi manajemen yang terkait.
6.
Marketing Management
Dalam
konsep usaha atau berbisnis, Uang yang dipinjam dari bank harus secepatnya dipolar kembali dengan
tujuan perluasan usaha lahan bisnis.
Pada perusahaan PT Graha Buana Cikarang ini, divisi Marketing Management
menerapkan sistem bahwa pada saat kegiatan pelaksanaan konstruksi sudah
mencapai lima puluh persen dari tahap penyeiesaian maka produk-produk harus
sudah mulai ditawarkan kepada para konsumen. Promosi biasanya dilakukan melalui
spanduk, leaflet, pamflet, pameran, iklan-iklan pada televisi, surat kabar,
majalah, dan sebagainya. Divisi Marketing Management dibagi atas tiga
departemen yaitu departemen promosi, penjualan dan management property.
Departemen Management Property mengurus masalah penyewaan gedung, fasilitas dan utilitas gedung yang disewa, serta masalah
maintenance (perawatannya).
7.
Production Management
Sebelum
tahap pelaksanaan konstruksi berjalan, segala sesuatunya diolah di bagian ini
dahulu. Konsultan perencana berhubungan
langsung dengan divisi manajemen produksi.
Pada tahap awal konsultan perencana bersama departemen planning and
scheduling membuat suatu perencanaan lengkap master plan dari kola satelit
seperti perencanaan jalan-jalan kota, saluran air bersih dan air kotor,
fasilitas umum dan sosial, gedung sekolah, gedung kantor, apartemen, hotel, plaza,
supermarket, ruko, rukan, bangunan utilitas, pengolahan air kotor dan air bersih,
dan
sebagainya. Master plan yang ada kemudian dipecah-pecah menjadi key plan, yang selanjutnya
key plan tersebut harus diasistensikan oleh konsultan perencana kepada departemen
design and engineering. Hal-hal yang dibicarakan di sini adalah layout prasarana
dan sarana kota satelit terhadap pemukiman
penduduk sekitar, kontur dan
ketinggian tanah dasar kota satelit (grading plan), saluran air kotor dan air bersih, masalah hitungan
kekuatan struktur bangunan, gambar-gambar struktur dan arsitektur bangunan,
standard detail, serta gambar-gambar perubahan. Sejalan dengan itu, utilitas,
lansekap dan fasilitas pendukung lainnya dipadukan dan diselaraskan juga dalam key plan
tersebut.
Sebagai
tahap akhir, antara departemen planning and scheduling, design and engineering,
cost control, utility and landscape, dan konsultan perencana secara bersama-sama
menyusun spesifikasi, rencana kerja dan syarat-syarat (RKS) serta harga-harga
bangunan untuk keperluan tender. Hasil yang diperoleh merupakan 'top secret'
yang harus dilaporkan kepada Manajer Produksi dan selanjutnya Manajer Produksi
melaporkan hasil tersebut kepada General Manager untuk dievaluasi. Pada saat
melakukan tender General Manager dibantu oleh divisi Production Management dan
Constmction Management.
8.
Construction Management
Divisi
ini memiliki tanggung jawab penuh terhadap segala pekerjaan konstruksi
dan pascakonstruksi. Pada masa prakonstruksi divisi Construction Management
bersama Production Management melakukan pelelangan yang dipantau oleh General
Manager. Para pemenang lelang akan ditentukan pada rapat bersama antara
Direktur Eksekutif, General Manager, Manajer Konstruksi dan Manager Produksi.
Jika sebelum diadakan pengumuman lelang, terdapat peserta lelang yang membutuhkan
penjelasan lebih lanjut, maka Divisi Construction Management, Production
Management dan General Manager melakukan aanwijzing bersama-sama para peserta
lelang. Selama menjalankan tugasnya, Divisi Construction Management dibantu
oleh banyak asisten yang jumlahnya tergantung dari banyaknya jenis proyek yang
ada. Masing-masing asisten mengawasi satu jenis proyek utama. Sebutan jabatan untuk asisten Construction Management
biasanya disebut Project Manager. Satu jenis proyek utama yang dipimpin oleh
Project Manager bisa terdiri dari beberapa proyek bagian dan masing-masing
proyek bagian tersebut harus dilaksanakan oleh suatu kontraktor khusus
yang menang dalam pelelangan.
Pembahasan
Kasus
Berdasarkan
sistem struktur organisasi yang digunakan oleh PT. Graha Buana Cikarang (1996)
dan berdasarkan uraian teori-teori sistem struktur organisasi yang ada, dapat
dilihat bahwa struktur organisasi yang digunakan tidak spesifik mengikuti satu
pola/tipe struktur organisasi tertentu, tetapi merupakan gabungan
dari beberapa pola/tipe struktur organisasi teoritis. Walaupun demikian secara garis besar
dapat dilihat bahwa struktur organisasi PT. Graha Buana Cikarang memiliki ciri tertentu
yang merupakan dasar pembentukannya. Ciri dasar tersebut dibentuk dari sistem
struktur organisasi matriks ( Soekanto, 1983 ). Struktur organisasi matriks tersebut secara fungsional membagi ruang lingkup pekerjaan atas beberapa divisi manajemen dan tiap-tiap
divisi manajemen memiliki tugas/wewenang masing-masing serta
bertanggung jawab penuh terhadap kelancaran tugas-tugasnya.
Sehubungan
dengan tujuan dan kondisi perusahaan yang meliputi jumlah proyek
yang ditangani, jumlah karyawan, jenis bisnis yang ditangani, hubungan pemilik terhadap perusahaan
konsultan dan perusahaan kontraktor, lokasi proyek terhadap kantor pusat, dan
sebagainya maka sistem struktur organisasi matriks pada aplikasinya tidak dapat
berdiri sendiri, tetapi masih harus
dilengkapi oleh beberapa divisi fungsional yang lain, yang tidak terlepas
dari penggunaan beberapa jenis/ tipe struktur organisasi teoritis.
Hubungan antara pemilik, konsultan perencana dan para kontraktor pada struktur
organisasi PT. Graha Buana Cikarang mengambil sistem struktur organisasi menurut
Barrie dan Paulson (1984) yang meliputi struktur organisasi putar kunci danstruktur
organisasi manajemen konstruksi
profesional. Sedangkan keberadaan General Manager sehubungan dengan
harus adanya wakil pemilik di proyek, struktur organisasi PT. Graha
Buana Cikarang menganut sistem
Ivancevich dan Matteson (1987) yaitu struktur organisasi divisi Oldmobile.
Selanjutnya divisi-divisi lain pada sistem struktur organisasi PT. Graha
Buana Cikarang tidak terlepas dari
pengaruh sistem struktur organisasi teoritis yang ada.
Berdasarkan
uraian-uraian tersebut dapat dikatakan bahwa sistem struktur organisasi PT. Graha
Buana Cikarang merupakan gabungan
dari sistem struktur organisasi teoritis
yang ada. Sistem struktur organisasi
gabungan ini pada kenyataannya telah mengalami penyesuaian dan penyelarasan
terhadap kondisi dan tujuan perusahaan PT. Graha Buana Cikarang yang memiliki
lahan bisnis yang besar, jumlah karyawan yang banyak, letak proyek terhadap
kantor pusat, dan sebagainya. Sistem struktur organisasi yang digunakan
ternyata cukup cocok dengan kondisi dan tujuan dari perusahaan PT. Graha
Buana Cikarang. Keuntungan yang lain dari penggunaan sistem struktur
organisasi gabungan ini yaitu para pimpinan pusat dan pimpinan di proyek dapat
mengawasi dengan baik sistem keuangan dan prestasi kerja antara divisi-divisi manajemen
yang ada sehingga terciptanya efisiensi
dan efektifitas kerja yang tinggi.
Kesimpulan
1. Penerapan sistem struktur organisasi suatu perusahan
tertentu tidak harus menganut satu pola/ tipe struktur organisasi
teoritis yang ada.
2. Sistem struktur organisasi yang digunakan
oleh suatu perusahaan tertentu bisa
merupakan gabungan dan beberapa pola/ tipe struktur organisasi teoritis yang
ada.
3. Antara perusahaan yang satu dengan yang
lainnya bisa memiliki sistem struktur organisasi yang berbeda. Hal ini
tergantug dari kondisi dan tujuan perusahaan tersebut.
Rangkuman
Pengertian
bentuk organisasi sering disamakan dengan tipe organisasi, padahal keduanya
berbeda. Menurut tipenya organisasi dibedakan menjadi dua macam, yaitu
organisasi dengan tipe piramid dan organisasi dengan tipe kerucut. Bentuk
organisasi memandang dari segi tata hubungan , wewenang (authority) , dan
tanggung jawab (Responsbility), yang ada dalam suatu organisasi.
Referensi:
Sukanto R & T. Hani Handoko.
Organisasi Perusahaan. PBFE, Yogyakarta. 2000.
http://lista.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/22301/P+5%266+organisasi.pdf
