Sabtu, 25 Oktober 2014

Tugas SoftSkill 2-Bab 5&6


1.Type dan Bentuk Organisasi
1.1 Type Organisasi
1. Piramida Mendatar(flat)
menpunyai ciri-ciri diantaranya :
a. Jumlah satuan organisasi tidak banyak sehingga tingkat-tingkat hararki kewenangan sedikit.
b. jumlah pekerja(bawahan) yang harus dikendalikan cukup banyak
c. Format jabatan untuk tingkat pimpinan sedikit karena jumlah pimpinan relatif kecil,di negara kita bisa kita lihat misal nya organisasi kemiliteran.
2. Piramida Terbalik.
Organisasi piramida terbalik adalah kebalikan dari tipe piramida terbalik adalah jumlah jabatan pimpinan lebih besar daripada jumlah pekerja. Organisasi ini hanya cocok untuk organisasi-organisasi yang pengangkatan pegawainya berdasarkan atas jabatan fungsional seperti organisasi-organisasi/ lembaga-lembaga penelitian, lembaga-lembaga pendidikan.
3. Type Kerucut
type organisasi kerucut mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :
a.Jumlah satuan organisasi banyak sehingga tingkat-tingkat hirarki/kewenangan banyak.
b.Rentang kendali sempit.
c.Pelimpahan wewenang dan tanggung jawab kepada penjabat/pimpinan yang bawah/rendah
d.Jarak antara pimpinan tingkat atas dengan pimpinan tingkat bawah terlalu jauh.
e.Jumlah informasi jabatan cukup besar.

1.2 Bentuk Organisasi

 Dalam perkembangan untuk saat ini pada pokoknya ada 6 bentuk organisasi yang perlu diperhatikan. Bentuk organisasi tersebut adalah:
1. ORGANISASI LINI (LINE ORGANIZATION)
•           Diciptakan oleh Henry Fayol, Organisasi lini adalah suatu bentuk organisasi yang menghubungkan langsung secara vertical antara atasan dengan bawahan, sejak dari pimpinan tertinggi sampai dengan jabatan-jabatan yang terendah, antara eselon satu dengan eselon yang lain masing-masing dihubungkan dengan garis wewenang atau komando. Organisasi ini sering disebut dengan organisasi militer. Organisasi Lini hanya tepat dipakai dalam organisasi kecil. Contohnya; Perbengkelan, Kedai Nasi, Warteg, Rukun tetangga
Memiliki ciri-ciri:
•           Hubungan antara atasan dan bawahan masih bersifat langsung dengan satu garis wewenang
•           Jumlah karyawan sedikit
•           Pemilik modal merupakan pemimpin tertinggi
•           Belum terdapat spesialisasi
•           Masing-masing kepala unit mempunyai wewenang & tanggung jawab penuh atas segala bidang pekerjaan
•           Struktur organisasi sederhana dan stabil
•           Organisasi tipe garis biasanya organisasi kecil
•           Disiplin mudah dipelihara (dipertahankan)

Keuntungan-keuntungan penggunaan organisasi tipe garis adalah :
•           Ada kesatuan komando yang terjamin dengan baik
•           Disiplin pegawai tinggi dan mudah dipelihara (dipertahankan)
•           Koordinasi lebih mudah dilaksanakan
•           Proses pengambilan keputusan dan instruksi-instruksi dapat berjalan cepat
•           Garis kepemimpinan tegas, tidak simpang siur, karena pimpinan langsung berhubungan dengan bawahannya sehingga semua perintah dapat dimengerti dan dilaksanakan
•           Rasa solidaritas pegawai biasanya tinggi
•           Pengendalian mudah dilaksanakan dengan cepat
•           Tersedianya kesempatan baik untuk latihan bagi pengembangan bakat-bakat pimpinan.
•           Adanya penghematan biaya
•           Pengawasan berjalan efektif

Kelemahan-kelemahan organisasi garis :
•           Tujuan dan keinginan pribadi pimpinan seringkali sulit dibedakan dengan tujuan organisasi
•           Pembebanan yang berat dari pejabat pimpinan , karena dipegang sendiri
•           Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otoriter/diktaktor, cenderung bersikap kaku (tidak fleksibel).
•           Kesempatan pegawai untuk berkembang agak terbatas karena sukar untuk mengabil inisiatif sendiri
•           Organisasi terlalu tergantung kepada satu orang, yaitu pimpinan
•           Kurang tersedianya saf ahli

Contoh bagan Organisasi Lini :


2. ORGANISASI LINI DAN STAF (LINE AND STAFF ORG)
•           Merupakan kombinasi dari organisasi lini, asaz komando dipertahankan tetapi dalam kelancaran tugas pemimpin dibantu oleh para staff, dimana staff berperan memberi masukan, bantuan pikiranm saran-saran, data informasi yang dibutuhkan:
Memiliki ciri-ciri:
•           Hubungan atasan dan bawahan tidak bersifat langsung
•           Pucuk pimpinan hanya satu orang dibantu staff
•           Terdapat 2 kelompok wewenang yaitu lini dan staff
•           Jumlah karyawan banyak
•           Organisasi besar, bersifat komplek
•           Adanya spesialisasi

Keuntungan penggunaan bentuk organisasi garis dan staf:
1.         Asas kesatuan komando tetap ada. Pimpinan tetap dalam satu tangan.
2.         Adanya tugas yang jelas antara pimpian staf dan pelaksana
3.         Tipe organisasi garis dan staf fleksibel (luwes) karena dapat ditempatkan pada organisasi besar maupun kecil.
4.         Pengembalian keputusan relatif mudah, karena mendapat bantuan/sumbangn pemikiran dari staf.
5.         Koordinasi mudah dilakukan, karena ada pembagian tugas yang jelas.
6.         Disiplin dan moral pegawai biasanya tinggi, karena tugas sesuai dengan spesialisasinya
7.         Bakat pegawai dapat berkembang sesuai dengan spesialisasinya.
8.         Diperoleh manfaat yang besar bagi para ahli

Kelemahan-kelemahan dari bentuk Organisasi garis dan staf:
1.         Kelompok pelaksana terkadang bingung untuk membedakan perintah dan bantuan nasihat
2.         Solidaritas pegawai kurang, karena adanya pegawai yang tidak saling mengenal
3.         Sering terjadi persaingan tidak sehat, karena masing-masing menganggap tugas yang dilaksanakannyalah yang penting
4.         Pimpinan lini mengabaikan advis staf
5.         Apabila tugas dan tanggung jawab dalam berbagai kerja antara pelajat garis dan staf tidak tegas, maka akan menimbulkan kekacauan dalam menjalankan wewenang
6.         Penggunaan staf ahli bisa menambah pembebanan biaya yang besar
7.         Kemungkinan pimpinan staf melampaui kewenangan stafnya sehingga menimbulkan ketidaksenangan pegawai lini
8.         Kemungkinan akan terdapat perbedaan interpretasi antara orang lini dan staf dalam kebijakan dan tugas-tugas yang diberikan sehingga menimbulkan permasalahan menjadi kompleks.
Contoh bagan organisasi garis dan staf :

3. ORGANISASI FUNGSIONAL (FUNCTIONAL ORG)
•           Diciptakan oleh Frederick W. Taylor, Organisasi ini disusun berdasarkan sifat dan macam pekerjaan yang harus dilakukan, masalah pembagian kerja merupakan masalah yang menjadi perhatian yang sungguh-sungguh.
Memiliki ciri-ciri:
•           Pembidangan tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan
•           Bawahan akan menerima perintah dari beberapa atasan
•           Pekerjaan lebih banyak bersifat teknis
•           Target-target jelas dan pasti
•           Pengawasan ketat
•           Penempatan jabatan berdasarkan spesialisasi

Keuntungan-keuntungan menggunakan organisasdi fungsional :
1.         Spesialisasi dapat dilakukan secara optimal
2.         Para pegawai bekerja sesuai ketrampilannya masing-masing
3.         Produktivitas dan efisiensi dapat ditingkatkan
4.         Koordinasi menyeluruh bisa dilaksanakan pada eselon atas, sehingga berjalan lancar dan tertib
5.         Solidaritas, loyalitas, dan disiplin karyawan yang menjalankan fungsi yang sama biasanya cukup tinggi.
6.         Pembidangan tugas menjadi jelas
Kelemahan-kelemahan organisasi fungsional:
1.         Pekerjaan seringkali sangat membosankan
2.         Sulit mengadakan perpindahan karyawan/pegawai dari satu bagian ke bagian lain karena pegawai hanya memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja
3.         Sering ada pegawai yang mementingkan bidangnya sendiri, sehingga koordinasi menyeluruh sulit dan sukar dilakukan
Contoh Bagan Organisasi Bentuk Fungsional



4. ORGANISASI LINI & FUNGSIONAL (LINE & FUNCTIONAL ORG)
•           Suatu bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada perkepala unit dibawahnya dalam bidang pekerjaan tertentu dan selanjutnya pimpinan tertinggi tadi masih melimpahkan wewenang kepada pejabat fungsional yang melaksanakan bidang pekerjaan operasional dan hasil tugasnya diserahkan kepada kepala unit terdahulu tanpa memandang eselon atau tingkatan.
Memiliki ciri-ciri:
•           Tidak tampak adanya perbedaan tugas-tugas pokok dan tugas-tugas yang bersifat bantuan.
•           Terdapat spesialisasi yang maksimal
•           Tidak ditonjolkan perbedaan tingkatan dalam pemabagian kerja
Kebaikan organisasi Lini dan fungsional :
1.         Solodaritas tinggi
2.         Disiplin tinggi
3.         Produktifitas tinggi karena spesialisasi dilaksanakan maksimal
4.         Pekerjaan – pekerjaan yang tidak rutin atau teknis tidak dikerjakan
Sedangkan keburukannya adalah :
1.         Kurang fleksibel dan tour of duty
2.         Pejabat fungsional akan mengalami kebingungan karena dikoordinasikan oleh lebih dari satu orang
3.         Spesiaisasi memberikan kejenuhan
Contoh bagan organisasi Lini dan Fungsional



5. ORGANISASI LINI, FUNGSIONAL DAN STAF (LINE, FUNCTIONAL AND STAFF ORG)
•           Organisasi ini merupakan perkembangan lebih lanjut dari organisasi berbentuk lini dan fungsional.
Memiliki ciri-ciri:
1.         Organisasi besar dan kadang sangat ruwet
2.         Jumlah karyawan banyak.
3.         Mempunyai 3 unsur karyawan pokok:
                        Karyawan dengan tugas pokok (line personal)
                        Karyawan dengan tugas bantuan (staff personal)
Karyawan dengan tugas operasional fungsional (functional group)

6. ORGANISASI KOMITE (COMMITE ORG)
•           Suatu organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu lainnya dilaksakan secara kolektif.

Organisasi komite terdiri dari :
1.         Executive Committee ( Pimpinan Komite), yaitu para anggotanya mempunyai wewenang lini
2.         Staff Committee, yaitu orang – orang yang hanya mempunyai wewenang staf

Memiliki ciri-ciri :
•           Adanya dewan dimana anggota bertindak secara kolektif
•           Adanya hak, wewenang dan tanggung jawab sama dari masing-masing anggota dewan.
•           Asas musyawarah sangat ditonjolkan
•           Organisasinya besar & Struktur tidak sederhana
•           Biasannya bergerak dibidang perbankan, asuransi, niaga.

Kebaikan Organisasi komite :
1.         Pelaksanaan decision making berlangsung baik karena terjadi musyawarah dengan pemegang saham maupun dewan
2.         Kepemimpinan yang bersifat otokratis yang sangat kecil
3.         Dengan adanya tour of duty maka pengembangan karier terjamin

Sedangkan keburukannya :
1.         Proses decision making sangat lambat
2.         Biaya operasional rutin sangat tinggi
3.         Kalau ada masalah sering kali terjadi penghindaran siapa yang bertanggung jawab

2.Struktur / Skema Organisasi
2.1 Desain Struktur Organisasi Formal
Struktur Organisasi formal disusun untuk membantu pencapaian tujuan organisasi dengan lebih efektif . Organisasi formal harus memiliki tujuan atau sasaran supaya tahu bagaimana menjalankan organisasi untuk mencapainya. Tanpa tujuan organisasi tidak mungkin membuat perencanaan, dan bila organisasi tidak memilki perencanaan maka taka n ada ketentuan tentang jalannya organisasi . Selain itu tujuan diperlukan untuk menilai keberhasilan suatu organisasi . Tujuan organisasi ini akan menentukan struktur organisasinya , yaitu dengan menentukan seluruh tugas pekerjaan , hubungan antar tugaas , batas wewenang, dan tanggung jawab untuk menjalankan masing masing tugas tersebut. Atas dasar kegiatan kegiatan itu selanjutnya akan dapat disusun pola tetap hubungan hubungan diantara bidang bidang keputusan maupun para pelaksana yang mempunyi kedudukan, wewenang dan tanggung jawab trtentu dan ini semua akan menghasilkan kerangka struktur organisasi. Jadi, Stukrur organisasi merupakan suatu kerangka yang menunjukan seluruh kegiatan kegiatan untuk pencapaian tujuan organisasi , hubungan antarfungsi-fungsi , serta wewenang dan tanggung jawabnya. Struktur mencerminkan mekanisme mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola
            Struktur organisasi formal mempunyai dua muka:pertama model stuktur , dimana kita dapat mempergunakan prinsip prinsip teorri organisasi dan kedua , dimensi dimensi dasar struktur yng akan menentukan kegiatan kegiatan dan hubungan hubungan yang harus dilakukan dan tingkat spesialisasi yang dapat diberikan.Variabel  variable kunci yang menentukan desain structural organissi yaitu:
1.strategi Perusahaan
Dalam pemilihan suatu strategi dan struktur untuk mengimplementasikannya para manajer harus mempertimbangkan pengaruh llingkungan eksernal terhadap organisasi  . Hubunga antara strategi , struktur dan lingkungan dapat dipandang dari dua perspektif utama , dalam pandangan pertama, organisasi adalah reaktif terhadap lingkungannya, proses perumusan strategi harus memperhatikan lingkungan dimana organisasi beroperasi pada saat sekarang dan akan beroperasi di waktuyang akan datang. Dalam pandangan kedua, organisasi adalah proaktif karena proses perumusan strategi mencakup pemilihan lingkungan diman a organisasi akan beroperasi dalam jangka waktu yang lebih panjang. Strategi akan mempengaruhi struktur organisasi sbb:
1.Strategi menentukan kegiatan kegiatan organisasional , yang merupakan basis pokok bagi desain organisasi . Sebagai contoh , kegiatan kegiatan denga kreativitas dan kebutuhan teknis sangat tinggi mungkin memerlukan desain organisaasi tipe matriks
2.Strategi mempengaruhi pemilihan teknologi dan orang orang yang tepat untuk pelaksanaan kegiatan kegiatan tersebut dan selanjutnya mempengaruhi struktur yang sesuai.
3.Strategi menentukan lingkungan spesifik dimana organisasi akan beroperasi hal ini mempengaruhi struktur
2.Lingkungan yang melingkupinya
1.Lingkungan Stabil yaitu lingkungan dengan sedikit atau tanpa pengubahan  yang tidak diperkirakan atau tiba tiba
2.Lingkungan berubah yaitu lingkungan dimana inovasi mungkin terjadi dalam setiap atausemua bidang hokum , teknologi , pasar, produk
2.Lingkungan bergejolak, contoh perusahaan computer sekarang ini harus berhadapan dengan pengubahan tingkat teknologi dan pasar yang sangat cepat dan terus menerus.
 3.Teknologi yang digunakan
menurut Woodward hubungan teknolgi dan struktur organisasi adalah
            1.Semakin kompleks teknologi semakin besar jumlah maanjer dan tingkat manajemen
            2.Rentang manajemen para manajer lini pertama meningkat dari produksi unit ke masa dan kemudian turun dari produksi masa ke proses
            3.Semakin tinggi kompleksitas teknologi perusahaan , semakin besar jumlah staf administrasi dan klerial
 4) orang orang yang terlibat dalam organisasi .
Faktor seperti tingkat pendidikan , latar belakang , derajat minat pada pekerjaan para karyawan dan ketersedian berbagi alternative diluar organisasi merupakan penentu penentu penting struktur organisai
Model  Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan perwujudan yang menunjukan hubungan diantara fungsi fungsi dalam suatu organisasi serta wewenang dan tang.gung jawab setiap anggota organisasi yang menjalankan masing masing tugasnya.
Model Tradisional
Struktur tradisional dirancang terutama untuk lingkungan uyang stabil dan pengubahan pengubahan yang terjadi didalamnya dapat diperkirakan.Organisasi tradisonal ini  efesien atau tidak tergantung paling tidak pada dua faktor 1. jumlah energy organisasional total yang diperlukan untuk menjaga struktur dalam menghadappi tekanan tekanan internal dan eksternal 2.Derajat penggunaan kemampuan berbagai sumber daya oleh struktur yang mencakup kemampuan semua anggotanya . Struktur tradisional akan efesien dalam kondisi lingkungan yang stabil.
Model Hubungan Manusiawi
Konsep hubungan manusiawi tidak berurusan langsung dengan struktur organisasi  . Struktur diterima sebagai sesuatu pemberian yang sudah tertentu dimana didalamnya Nampak sikap dan perilaku antar pribadi. Teori ini lebih dimaksudkan sebagai usaha penyediaan sejumlah teknik dan kemanisme bagi para manajer yang akan membantu mereka dan para bawahannya untuk menyesuaikan diri dengan batasan batasan stuktur yang ada dibandingkan menyediakana prinsip prinsip untuk mengarahkan perancangan struktur itu sendiri.
Model Hubungan Manusiawi
Pada hakikatnya manusia mempunyai kemampuan untuk mempelajari pengarahan dan pengendalian diri lebih kreatif daripada pekerjaan mereka sekarang , dan tugas manajer adlah menciptakan suatu lingkungan dimana mereka dapat meningkatkan sumbangan kapasitasnya pada organisai
2.2 Desain Struktural Modern
Model Struktural Modern
Organisasi Proyek
Digunakan dalam industri insustri dengan teknologi tinggi yang memerlukan perhatian besar terhadap perencanaan, penelitian dan pengembangan dan kordinasi. Karakteristik terpenting organisasi Proyek dan perbedaan paling radikal dengan struktur organisasi klasik adalah adanya hubungan horizontal dan diagonal
Organisasi Matriks
Organisasi Matriks adalah organisasi proyek plus organisasi fungsional dan bukan hanya variasi dari organisasi proyek. Organisaisi matriks sangat terkenal dalam industri ruang angkasa dan orgaisasi yang memerlukan kordinasi karena banyak nya hubungan hubungan yang terjadi atau yang memerlukan prestasi teknis tinggi , seperti perusahaan kontraktor, lembaga lembaga konsultasi serta penelitian dan pengembangan
Organisasi Bentuk Bebas
Model bentuk bebas didasarkan pada pemikiran bahwa maksud dirancangnya suatu organisasi adalaah untuk memudahkan manajemen pengubahan. Tipe organisasi bentuk bebas dipandang sebagai perluasan dan pola dessentralisasi . disamping itu ada dua karakteristik umum tipe organisasi ini , pertama organisasi bentuk bebas menggunakan secara ektensif sistem informasi yang dikomputerisasikan, terutama untuk mengevaluasi satuan kerja organisasional. Kedua organisasi bebas biasanya beranggotakan dan dikelola oleh paara manajer muda dan dinamis yang berani mengambil resiko yang telah diperhitungkan
Menurut Keith Davis ada 6 bagan bentuk struktur organisasi yaitu :
 1.       Bentuk Vertikal
Dalam bentuk ini, sistem organisasi pimpinan sampai organisasi atau pejabat yang lebih rendah digariskan dari atas ke bawah secara vertikal.
 2.       Bentuk Mendatar / Horizontal
Dalam bentuk ini, saluran wewenangnya dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun atau digariskan dari kiri kea rah kanan atau sebaliknya.
 3.       Bentuk Lingkaran
Dalam bentuk lingkaran, saluran wewenangnya dari pucuk pimpinana sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari pusat lingkaran ke aarah bidang lingkaran.
 4.       Bentuk Setengah Lingkaran
Dalam bentuk ini, saluran wewenang dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari pusat lingkaran kea rah bidang bawah lingkaran atau sebaliknya
 5.       Bentuk Elliptical
Dalam bentuk ini, saluran wewenangnya dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah digambarkan dengan pusat Elips kearah bidang elips
 6.       Bentuk Piramid terbalik
Dalam bentuk ini, saluran wewenang dari pucuk pimpinan sampai dengan organisasi atau pejabat terendah digambarkan dalam susunan berbentuk piramid terbalik.
macam-macam skema organisasi:
a. berdasarkan teknik atau cara membuatnya:
1. skema organisasi tegak lurus dari atas kebawah
2. skema organisasi mendatar dari kiri kekanan
3. skema organisasi gabungan tegak lurus dan mendatar
4. skema organisasi lingkaran
5. skema organisasi gambar
b. berdasarkan isi atau fungsi didalamnya :
1. skema organisasi fungsional:
dalam skema organisasi fungsional, menjelaskan tentang letak dari fungsi-fungsi tugas dalam hubungannya dengan fungsi-fungsi yang lain.
2. skema organisasi jabatan
dalam skema organisasi jabatan, menjelaskan tentang garis wewenang yang harus dianut sesuai dengan jabatan masing-masing.
3. skema organisasi nama
dalam skema organisasi nama, menjelaskan tentang garis wewenang yang harus dianut sesuai dengan nama-nama para pejabat yang bersangkutan.
4. skema organisasi nama dan jabatan
dalam skema organisasi nama dan jabatan, menggabungkan antara masing-masing jabatan dengan masing-masing nama para pejabat dalam suatu organisasi.
5. skema organisasi struktur
dalam skema organisasi truktur, menjelaskan tingkatan jenjang antara unit-unit dalam organisasi tersebut.








Contoh Kasus
Kasus Struktur Usang
Joko malis mempunyai posisi sebagai staf perencanaan perusahaan suatu perusahaan besar dalam industri berteknologi tinggi . Walaupun sebagian besar waktunya dihabiskan dalam proses perencanaan jangka panjang dan strategic bagi perusahaaan , dia juga ditugaskan dalam satuan tugas khusus untuk mengorganisasikan kembali ?(reorganisasi) perusahaan . Presiden Direktur dan para wakilDirektur merasa khawatir dengan posisi persaingan perusaahaan dalam industri , karena struktur organisasi yang ketinggalan zaman(usang). Sebagai seorang ahli perencanaan joko dipercaya melaksanakan tugas khusu dimana mereka , pertama menentukan secara tepat tipe struktur yang mereka jumpai sekarang , kemudian menentukan tipe situasi yang dihadapi perusahaan sekarang dan diwaktu mendatang , dan akhirnya merancang struktur organisasi dengan basis situasi tersebut . Dalam tahap pertama mereka menyimpulkan bahwa struktur organisasi sekarang disusun menurut konsep birokratik klasik. Dalam tahap kedua mereka merasa bahwa mereka harus bersaing dalam suatu industri yang sangat dinamik dan sedang tumbuh dengan pesat , di mana hal ini sangat memerlukan fleksibilitas dan tanggapan terhadap pengubahaan.

Pertanyaan kasus:
1.Tipe desain organisasi macam apa menurut saudara yang seharusnya direkomendasikan oleh satuan tugas khusus dalam tahap terakhir pelaksanaan tugasnya?
Diketahui bahwa struktur organisasi  saat ini disusun menurut konsep birokratik klasik dengan demikian  perlu adanya model struktural baru yang dirancang dan implementasikan untuk menghadapi tantangan tantangan  dalam perusahaan tersebut  , Karena perusahaan tempat joko malis bekerja adalah perusahaan besar dalam industri berteknologi tinggi maka dari itu saya merekomendasikan tipe desain organisasi proyek yang memang telah banyak digunakan oleh perusahaan besar berteknologi tinggi sehingga nantinya  tim proyek yang telah dibentuk memiliki wewenang penuh atas sumber daya yang ada untuk mencapai sasaran proyek, sangat dimungkinkan ditanggapinya perubahan serta dapat diambil sebuah keputusan dengan tepat dan cepat karena keputusan tersebut dibuat oleh tim dan tidak menunda hierarki, status tim yang mandiri akan menumbuhkanidentitas dan komitmen anggotanya untuk menyelesaikan proyek dengan baik, jalur komunikasi dan arus kegiatan menjadi lebih singkat, mempermudah koordinasi maupun integrasi personil serta orientasi tim akan lebih kuat kepada kepentingan penyelesaian proyek.

2.Jelaskan dilain pihak penerapan teori teori organisasi dan manajemen keperilakuan (behavioral), sistem dan contingency dalam kasus ini?
Adanya Pembagian kerja yang jelas .Pembagian kerja atau spesialisasi hendaknya sesuai dengan kemampuan teknisnya . Dalam kasus ini Joko malis seorang ahli perencanaan yang  menjabat  sebagai staf perencanan di perusahaan tersebut  bertugas dalam proses perancangan jangka panjang dan strategic perusahaan dan juga ditugaskan oleh atasannya untuk mengorganisasikan kembali perusahaan itu.

3.Apakah saudara sependapat dengan saran joko tentang tahap tahap pelaksanaan tugas satuan kerja?masalah masalh apa yang mungkin ditimbulkan bila rekomendasi yang saudara buat untuk pertanyaan no 1 diimplementasikan?
Ya , karna untuk mengorganisasikan kembali perusahaan diperlukan tahap demi tahap yaitu kita harus mengetahui tipe stuktur perusaahan saat ini , lalu menetukan tipe situasi yag dihadapi perusahaan , merancang sruktur organisasi yang baru dengan basis situasi tersebut kemudian , mengimplemetasikaan tipe desain organisasi itu.
sekelompok orang akan merasa terancam kedudukanan nya dengan adanya perubahan tentu saja akan berusaha untuk mempertahankan status yang dinikmatinya dan berusaha menolak perubahan .  Disamping itu salah pengertian sebagai akibat salah informasi dapat menyebabkan orang tak mau menerima perubahan . komunikasi yang tak sampai kepadanya akan membuat orang enggan menerima perubahan , mungkin karena tidak di ikutsertakan dalam penyusunan dan diskusi sehingga tidak menghayati tujuan , proses dan akibat potensial dengan adanya perubahan . lebih lanjut aturan atau norma yang sudah menjadi pegangan orang atau kelompok dapat menghambat proses perubahan , orang takut bahwa dengan adanya perubahan perlu dibuat aturan dan norma baru  , penyesuaian dengan aturan tersebut sering sukar dan memakan waktu , dengan adanya perubahaan kemungkinan kemandirian suatu kelompok berkurang sehingga orang lebih menyukai untuk mempertahankan status quo(mempertahankan keadaan yang sekarang yang tetap seperti keadaan sebelumnya) dan keseimbangan kekuatan yang ada sekarang ini .Dengan adanya perubahan struktur akan mempengaruhi setiap orang secara tidak sama, semakin banyak perbedaan yang melekat pada diri setiap orang semakin sulit perubahan dilakukan dan hal ini dapat menimbulkan keresahan yang tak terkendalikan .

KASUS 2
PENERAPAN SISTEM STRUKTUR ORGANISASI  PADA PERUSAHAAN DEVELOPER (PT. GRAHA BUANA CIKARANG, JAKARTA)
Permasalahan
Sistem struktur organisasi banyak sekali macamnya, mulai dari yang bersifat tradisional  sampai profesional. Penerapannya sendiri dapat berbeda-beda dan banyak faktor yang  menentukan, antara lain: besar kecilnya perusahaan, luas sempitnya jaringan  usaha,  jumlah karyawan, tujuan  perusahaan dan sebagainya. Beragamnya sistem struktur organisasi tersebut dimungkinkan bahwa suatu perusahaan A cocok menggunakan sistem struktur organisasi B, tetapi perusahaan C atau yang lain belum tentu cocok menggunakan sistem struktur organisasi B. Suatu  perusahaan dalam rangka mencapai tujuannya  selalu menggunakan struktur organisasi sebagai wadah segala kegiatannya, tetapi untuk  penerapan sistem struktur organisasinya tergantung dari  kondisi perusahaan  yang bersangkutan. Hal ini merupakan suatu masalah bagi setiap perusahaan dalam menerapkan struktur organisasi mana  yang cocok  sehingga untuk itu setiap perusahaan membutuhkan  waktu dan pengamatan (analisis) yang khusus dalam memilih sistem struktur organisasi yang tepat dan sesuai.
Struktur organisasi yang digunakan oleh PT. Graha Buana Cikarang (PT. GBC) di dalam master project (proyek induk) pada dasarnya terdiri dari tiga unsur utama pemilik, konsultan perencana, dan  kontraktor. Dalam hal ini  yang mewakili pihak pemilik adalah General Manager dan General Manager membawahi beberapa divisi manajemen yaitu Human  Resources Department, Marketing Management, Management Information System, Production Management, dan Construction Management. Divisi-divisi manajemen ini pada operasionalnya sangat membantu kerja pemilik (General Manager) dalam menjalankan tugas-tugas dan fungsi-fungsinya. Masing-masing divisi  manajemen memiliki tugas dan fungsi sendiri. Untuk menunjang tugas dan fungsinya maka pada masing-masing  divisi tersebut berkembang lagi beberapa departemen  tertentu sesuai dengan kondisi dan kebutuhan. Konsultan perencana di bawah pengawasan dan Production Management, sedangkan kontraktor-kontraktor di bawah pengawasan dari Construction Management. Struktur organisasi perusahaan PT. Graha Buana Cikarang dapat dilihat pada Gambar 5.1. Dari struktur organisasi tersebut dapat  dijelaskan sistem dan ruang lingkup kerja masing-masing divisi (unsur).
1. Board of Director
Board of Director merupakan jajaran direksi yang berada di kantor pusat (head office). Jajaran direksi adalah  orang-orang yang memegang saham  pada perusahaan PT. Graha Buana Cikarang dan mereka juga memegang kekuasaaan penuh terhadap arah kebijakan yang diambil. Salah satu arah kebijakan dari jajaran direksi adalah membuat planning bersama  Direktur Eksekutif mengenai ruang lingkup master project (proyek induk) yang akan dilaksanakan. Pada operasionalnya jajaran direksi mengangkat seorang Direktur Eksekutif untuk memimpin perusahaan.
2. Direktur Eksekutif
Direktur Eksekutif merupakan  pimpinan tertinggi dalam menjalankan perusahaan dan Direktur Eksekutif bertanggung jawab terhadap seluruh pelaksanaan kegiatan-kegiatan perusahaan. Salah satu tugasnya yaitu mengontrol pelaksanaan master project (proyek induk). Direktur Eksekutif juga berada di kantor pusat dan setiap dua minggu sekali meninjau ke  site office untuk memeriksa kemajuan progress proyek induk.
3. General Manager
General Manager diangkat oleh Direktur Eksekutif untuk memimpin langsung proyek induk dan  tetap stand by di site office. General Manager juga berfungsi sebagai wakil dari pihak  pemilik untuk memimpin dan mengawasi pelaksanaan proyek induk. Dalam menjalankan tugas-tugasnya General Manager membentuk beberapa  divisi manajemen yaitu Human Resources Department, Marketing Management, Management  Information  System,  Production Management, dan
Construction Management. Masing-masing divisi manajemen dikepalai oleh seorang manager.
4. Human Resources Department
Divisi ini mengatur seluruh urusan administrasi dan kepegawaian, antara lain: surat menyurat ke instansi  perusahaan lain, transfer gaji karyawan,  urusan surat perjanjian kerja, penyediaan peralatan kantor dan sebagainya.




5. Management Information System
Divisi ini berfungsi mencari dan mengumpulkan segala informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan, baik sebagai bahan penelitian maupun sebagai pengembangan bisnis  perusahaan di masa yang akan datang. Informasi-informasi yang terdapat pada divisi Management Infonnation System ini terdistribusi  atas informasi yang dibutuhkan oleh divisi-divisi lain yaitu Human Resources Department, Marketing  Management, Production Management, dan Construction Management, tetapi dalam operasionalnya divisi  Management Information  System harus melaporkan hasil kerjanya tersebut kepada General Manager dan kemudian General Manager akan mengontrol perkembangannya pada divisi-divisi manajemen yang terkait.

6. Marketing Management
Dalam konsep usaha  atau berbisnis, Uang  yang dipinjam dari bank  harus secepatnya dipolar kembali dengan tujuan perluasan usaha lahan bisnis.  Pada perusahaan PT Graha Buana Cikarang ini, divisi Marketing Management menerapkan sistem bahwa pada saat kegiatan pelaksanaan konstruksi sudah mencapai lima puluh persen dari tahap penyeiesaian maka produk-produk harus sudah mulai ditawarkan kepada para konsumen. Promosi biasanya dilakukan melalui spanduk, leaflet, pamflet, pameran, iklan-iklan pada televisi, surat kabar, majalah, dan sebagainya. Divisi Marketing Management dibagi atas tiga departemen yaitu departemen promosi, penjualan dan management property. Departemen Management Property mengurus masalah penyewaan gedung, fasilitas dan  utilitas gedung yang disewa, serta masalah maintenance (perawatannya).
7. Production Management
Sebelum tahap pelaksanaan konstruksi berjalan, segala sesuatunya diolah di bagian ini dahulu. Konsultan perencana  berhubungan langsung dengan divisi manajemen produksi.  Pada tahap awal konsultan perencana bersama departemen planning and scheduling membuat suatu perencanaan lengkap master plan dari kola satelit seperti perencanaan jalan-jalan kota, saluran air bersih dan air kotor, fasilitas umum dan sosial, gedung sekolah, gedung kantor, apartemen, hotel, plaza, supermarket, ruko, rukan, bangunan utilitas, pengolahan air kotor  dan air bersih,
dan sebagainya. Master plan yang ada kemudian dipecah-pecah menjadi key plan, yang selanjutnya key plan tersebut harus diasistensikan oleh konsultan perencana kepada departemen design and engineering. Hal-hal yang dibicarakan di sini adalah layout prasarana dan sarana kota satelit terhadap pemukiman  penduduk sekitar,  kontur dan ketinggian tanah dasar kota satelit (grading plan), saluran  air kotor dan air bersih, masalah hitungan kekuatan struktur bangunan, gambar-gambar struktur dan arsitektur bangunan, standard detail, serta gambar-gambar perubahan. Sejalan dengan itu, utilitas, lansekap dan fasilitas pendukung lainnya dipadukan  dan diselaraskan juga dalam key plan tersebut.
Sebagai tahap akhir, antara departemen planning and scheduling, design and engineering, cost control, utility and landscape, dan konsultan perencana secara bersama-sama menyusun spesifikasi, rencana kerja dan syarat-syarat (RKS) serta harga-harga bangunan untuk keperluan tender. Hasil yang diperoleh merupakan 'top secret' yang harus dilaporkan kepada Manajer Produksi dan selanjutnya Manajer Produksi melaporkan hasil tersebut kepada General Manager untuk dievaluasi. Pada saat melakukan tender General Manager dibantu oleh divisi Production Management dan Constmction Management.
8. Construction Management
Divisi ini memiliki  tanggung  jawab penuh terhadap segala pekerjaan konstruksi dan pascakonstruksi. Pada masa prakonstruksi divisi Construction Management bersama Production Management melakukan pelelangan yang dipantau oleh General Manager. Para pemenang lelang akan ditentukan pada rapat bersama antara Direktur Eksekutif, General Manager, Manajer Konstruksi dan Manager Produksi. Jika sebelum diadakan pengumuman lelang, terdapat peserta lelang yang membutuhkan penjelasan lebih  lanjut, maka Divisi  Construction Management, Production Management dan General Manager melakukan aanwijzing bersama-sama para peserta lelang. Selama menjalankan tugasnya, Divisi Construction Management dibantu oleh banyak asisten yang jumlahnya tergantung dari banyaknya jenis proyek yang ada. Masing-masing asisten mengawasi satu jenis proyek utama. Sebutan  jabatan untuk asisten Construction Management biasanya disebut Project Manager. Satu jenis proyek utama yang dipimpin oleh Project Manager bisa terdiri dari beberapa proyek bagian dan masing-masing proyek bagian  tersebut harus  dilaksanakan oleh suatu kontraktor khusus yang menang dalam pelelangan.

Pembahasan Kasus
Berdasarkan sistem struktur organisasi yang digunakan oleh PT. Graha Buana Cikarang (1996) dan berdasarkan uraian teori-teori sistem struktur organisasi yang ada, dapat dilihat bahwa struktur organisasi yang digunakan tidak spesifik mengikuti satu pola/tipe struktur organisasi tertentu, tetapi merupakan  gabungan  dari beberapa pola/tipe struktur organisasi  teoritis. Walaupun demikian secara garis besar dapat dilihat bahwa struktur organisasi PT. Graha Buana Cikarang memiliki ciri tertentu yang merupakan dasar pembentukannya. Ciri dasar tersebut dibentuk dari sistem struktur organisasi matriks ( Soekanto, 1983 ). Struktur organisasi matriks tersebut  secara fungsional membagi ruang  lingkup pekerjaan atas  beberapa divisi manajemen dan tiap-tiap divisi  manajemen memiliki  tugas/wewenang masing-masing serta bertanggung jawab penuh terhadap kelancaran tugas-tugasnya.
Sehubungan dengan tujuan  dan  kondisi perusahaan yang meliputi jumlah proyek yang ditangani, jumlah karyawan, jenis bisnis yang ditangani,  hubungan pemilik terhadap perusahaan konsultan dan perusahaan kontraktor, lokasi proyek terhadap kantor pusat, dan sebagainya maka sistem struktur organisasi matriks pada aplikasinya tidak dapat berdiri sendiri, tetapi masih harus  dilengkapi oleh beberapa divisi fungsional yang lain, yang tidak terlepas dari penggunaan beberapa jenis/ tipe struktur organisasi teoritis.
Hubungan  antara pemilik, konsultan  perencana dan para kontraktor pada struktur organisasi PT. Graha Buana Cikarang mengambil sistem struktur organisasi menurut Barrie dan Paulson (1984) yang meliputi struktur organisasi putar kunci danstruktur organisasi manajemen konstruksi  profesional. Sedangkan keberadaan General Manager sehubungan dengan harus adanya wakil pemilik di proyek, struktur organisasi PT.  Graha  Buana  Cikarang menganut sistem Ivancevich dan Matteson (1987) yaitu struktur organisasi divisi Oldmobile. Selanjutnya divisi-divisi lain pada sistem struktur organisasi PT. Graha Buana  Cikarang tidak terlepas dari pengaruh sistem struktur organisasi teoritis yang ada.
Berdasarkan uraian-uraian tersebut dapat dikatakan bahwa sistem struktur organisasi  PT. Graha  Buana  Cikarang merupakan gabungan dari sistem struktur organisasi  teoritis yang ada. Sistem  struktur organisasi gabungan ini pada kenyataannya telah mengalami penyesuaian dan penyelarasan terhadap kondisi dan tujuan perusahaan PT. Graha Buana Cikarang yang memiliki lahan bisnis yang besar, jumlah karyawan yang banyak, letak proyek terhadap kantor pusat, dan sebagainya. Sistem struktur organisasi yang digunakan ternyata cukup cocok dengan kondisi dan tujuan dari perusahaan PT. Graha Buana  Cikarang. Keuntungan  yang lain dari penggunaan sistem struktur organisasi gabungan ini yaitu para pimpinan pusat dan pimpinan di proyek dapat mengawasi dengan baik sistem keuangan dan prestasi kerja antara divisi-divisi manajemen yang ada sehingga terciptanya efisiensi  dan efektifitas kerja yang tinggi.

Kesimpulan
1.  Penerapan sistem  struktur organisasi suatu  perusahan  tertentu tidak harus menganut satu pola/ tipe struktur organisasi teoritis yang ada.
2.  Sistem struktur organisasi yang digunakan oleh suatu perusahaan  tertentu bisa merupakan gabungan dan beberapa pola/ tipe struktur organisasi teoritis yang ada.
3.  Antara perusahaan yang satu dengan yang lainnya bisa memiliki sistem struktur organisasi yang berbeda. Hal ini tergantug dari kondisi dan tujuan perusahaan tersebut.






















Rangkuman
Pengertian bentuk organisasi sering disamakan dengan tipe organisasi, padahal keduanya berbeda. Menurut tipenya organisasi dibedakan menjadi dua macam, yaitu organisasi dengan tipe piramid dan organisasi dengan tipe kerucut. Bentuk organisasi memandang dari segi tata hubungan , wewenang (authority) , dan tanggung jawab (Responsbility), yang ada dalam suatu organisasi.
Referensi:
Sukanto R & T. Hani Handoko. Organisasi Perusahaan. PBFE, Yogyakarta. 2000.
http://lista.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/22301/P+5%266+organisasi.pdf





Tidak ada komentar:

Posting Komentar